Administrer le back-office
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Le menu "Administration" contient un jeu de paramètres particuliers : plutôt que de présenter des options qui ont un impact sur votre client ou votre front-end, toutes ces options concernent le fonctionnement interne de votre boutique, et même de votre société elle-même. Dans les faits, ces pages vous permettent de régler la manière dont le logiciel PrestaShop fonctionne, et la manière dont vous et votre équipe pouvez vous en servir.
La page d'administration "Préférences" contient des options et réglages concernant la manière dont PrestaShop lui-même fonctionne. Elle contient quatre sections.
Cette section comprend quatre réglages :
Vérifier automatiquement les mises à jour de modules. Nouveauté 1.5. Vous pouvez demander à PrestaShop de régulièrement vérifier s'il existe de nouvelles versions de vos modules sur le site Addons. Si c'est le cas, la page "Modules" affichera un bouton "Mettre à jour !".
Vérifier l'IP dans le cookie. Il s'agit d'une mesure de sécurité supplémentaire : vous pouvez dire à PrestaShop de vérifier que l'utilisateur vient bien de l'IP stockée dans le cookie de son navigateur.
Durée de vie du cookie front-office. Par défaut, un cookie de PrestaShop dure 480 heures (20 jours). Vous pouvez réduire sa longévité si vous estimez que la sécurité de votre boutique en dépend.
Durée de vie du cookie back-office. Par défaut, un cookie de PrestaShop dure 480 heures (20 jours). Vous pouvez réduire sa longévité si vous estimez que la sécurité de votre boutique en dépend.
Cette page vous aide à définir la taille autorisée de fichiers mis en ligne par votre propre équipe – pas la limite imposée à vos clients.
Trois options sont présentes, la première étant très générale et les deux suivantes plus spécifiques :
Poids maximum des fichiers joints. La valeur par défaut est prise directement des réglages de votre serveur, mais vous pouvez la baisser si besoin est.
Limite de téléchargement de fichier. Si vous vendez des produits dématérialisés (services, réservations, fichiers téléchargeables), ce réglage vous permet de limiter la taille des fichiers que votre équipe peut mettre en ligne – et donc, la taille du produit final. Prévoyez bien votre usage, afin de ne pas bloquer un membre de votre équipe qui doit mettre en ligne un fichier plus lourd que prévu.
Limite de téléchargement d'images. De la même manière, vous pouvez limiter la taille des images que vous ou votre équipe pouvez mettre en ligne sur votre boutique. Cela peut servir de rappel pratique à votre équipe, les poussant à réduire le poids d'une image, étant donné qu'il est rarement utile d'utiliser des images de plus de 600x600 pixels (ce qui correspond environ à 200 ko une fois correctement compressé). Allez sur la page de préférences "Images" pour voir les différentes tailles configurées dans votre installation de PrestaShop. Autre avantage : vous utilisez ainsi moins de bande passante, et moins de temps processeur (étant donné que PrestaShop redimensionne les images et crée des miniatures, entre autres formats).
Afin de vous aider dans votre quotidien sous PrestaShop, l'équipe de développement a ajouté de nombreuses aides dans l'interface.
Vous pouvez les afficher à l'aide de ces deux options :
Bulles d'aide du back-office. Cela affichera des sections d'aide jaunes sous les champs les plus complexes.
Masquer les conseils d'optimisation. Cela affichera une section de conseils de configuration sur la page d'accueil du back-office.
Les notifications sont de petites bulles numérotées, situées tout en haut de n'importe quelle page de l'administration, juste à côté du nom de la boutique. Elles affichent le nombre de nouveaux éléments depuis la dernière fois que vous les avez cliquées.
Vous pouvez choisir de ne pas en recevoir pour certains types de contenus :
Affiche les notifications pour les nouvelles commandes. En cliquant sur cette notification, l'interface affichera les noms des utilisateurs inscrits depuis votre dernière vérification. De là, vous pouvez soit ouvrir la page individuelle de chaque client, ou ouvrir la page "Clients" pour obtenir la liste complète.
Affiche les notifications pour les nouveaux clients. En cliquant sur cette notification, l'interface affichera le nombre de commandes récentes, leurs montants et le nom des clients. De là, vous pouvez soit ouvrir la page individuelle de chaque commande, ou ouvrir la page "Commandes" pour obtenir la liste complète.
Affiche les notifications pour les nouveaux messages. En cliquant sur cette notification, l'interface affichera les e-mails des personnes qui vous ont envoyé un message à l'aide du formulaire de contact de votre boutique. De là, vous pouvez soit ouvrir un message individuel, ou ouvrir la page "SAV" pour la liste complète.
PrestaShop dispose de raccourcis pratiques pour les pages les plus importantes, accessibles depuis le menu "Accès rapide" en haut à droite de chaque page de l'administration (à côté du nom de l'employé).
La page d'administration "Accès rapide" vous permet de créer des raccourcis personnalisés afin de rendre la navigation au sein de l'administration encore plus proche des besoins et habitudes de votre équipe.
La page affiche tous les raccourcis qui ont déjà été créés. Par défaut, vous avez :
Accueil. Ouvre la page d'accueil du back-office.
Ma boutique. Ouvre la page d'accueil de la boutique. Il s'agit du même comportement que si vous cliquez sur le lien "Voir ma boutique" situé en haut à droite du back-office.
Nouvelle catégorie. Ce lien spécial vous amène directement au formulaire de création de catégories.
Nouveau produit. Ce lien spécial vous amène directement au formulaire de création de produits.
Nouveau bon de réduction. Ce lien spécial vous amène directement au formulaire de création de bons de réductions.
Les pages qui s'ouvrent dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre ont une coche verte dans la colonne "Nouvelle fenêtre".
Vous pouvez créer autant de raccourcis que nécessaire – mais faites en sorte de ne pas en mettre trop, bien entendu, au risque de rendre le menu "Accès rapide" trop long à parcourir.
Créons un raccourci vers la page de création d'une commande, qui vous permet de créer des commandes à la demande, et même de créer un utilisateur à la volée en cas de besoin.
Comme d'habitude, cliquez sur le bouton "Créer" pour ouvrir le formulaire de création :
Nom. Donnez-lui un nom unique. Faites en sorte qu'il soit court et descriptif.
URL. Indiquez l'adresse de la page. Voici comment faire pour utiliser même les pages avec des liens complexes :
Tout en gardant ouverte la page de création d'un lien, ouvrez un autre onglet du navigateur et rendez-vous sur la page "Commandes" du menu "Commandes.
Enlever toute la section &token=xxx et ne conservez que les parties importantes (ainsi, ne gardez pas le nom de domaine ou le dossier d'administration). Dans notre cas : index.php?controller=AdminOrders.
Collez le résultat dans le champ "URL" du formulaire.
Ouvrir dans une nouvelle fenêtre. Indiquez si vous préférez que ce raccourci s'ouvre dans une nouvelle fenêtre ou non. De manière générale, les liens vers le back-office devraient rester dans la même fenêtre, tandis que ceux sortant de l'administration (front-office, autres sites) devraient s'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
Remarquez que vous pouvez absolument créer des liens vers d'autres sites, par exemple votre compte PayPal ou votre webmail. Copiez simplement l'URL dans le champ "URL", en incluant le préfixe http://.
La page d'administration "Employés" liste tous les comptes utilisateurs ayant accès au back-office de votre boutique. Par défaut, vous ne trouverez que le compte qui a été créé durant l'installation de la boutique, qui est automatiquement considéré comme SuperAdmin. Le SuperAdmin a accès à toutes les fonctionnalités de PrestaShop, sans restriction.
Vous devez vous assurer de créer un nouveau compte d'employé pour chaque employé actuel qui a quoi que ce soit à voir avec votre activité en ligne. Cela signifie que vous ne devriez jamais avoir un compte à usage général, que tout le monde peut utiliser, car vous avez besoin de garder une trace de qui a fait quoi sur votre boutique. En effet, les employés peuvent modifier les commandes, et accepter les paiements et remboursements des clients, et vous avez besoin de savoir qui a fait quoi. Avoir un compte d'administration personnel pour chaque employé est une excellente manière de vous assurer que votre équipe gère votre boutique de manière responsable.
Le bouton "Créer" vous amène au formulaire de création d'employé.
Il dispose d'une douzaine de réglages :
Prénom et Nom. Les clients ne voient pas ces noms, mais ils peuvent se révéler utiles pour savoir qui a fait quoi sur votre boutique.
Mot de passe. Faites en sorte de ne pas utiliser un mot de passe trop simple. Vous ne voudriez pas qu'un inconnu puisse trop facilement le deviner.
Adresse e-mail. Si vous l'y autorisez, l'employé peut recevoir les e-mails des clients et les notifications de PrestaShop sur sa propre adresse. Elle peut aussi servir d'identifiant de connexion.
Couleur du back-office. Un réglage un peu superficiel, mais qui peut vous aider à savoir plus rapidement sur quel compte vous êtes actuellement connecté. Par exemple, vous pourriez faire en sorte que le SuperAdmin ait un fond vert, tandis que les logisticiens auraient la couleur jaune. Quand vous vous connectez sur l'ordinateur de votre société, la couleur vous aide à savoir aussitôt si vous êtes sur le bon compte.
Page par défaut. Vous pouvez décider de la page qui s'affiche lorsque l'utilisateur se connecte à l'administration. Il peut s'agir des statistiques pour les SuperAdmin, ou la page des commandes pour les commerciaux.
Largeur du back-office. Par défaut, le back-office de PrestaShop est aussi large que possible en fonction de votre écran. Si vous avez un écran extrêmement large, cela peut poser problème. Utilisez ce réglage pour limiter la largeur de l'interface à une certaine taille en pixels.
Langue. La langue par défaut de l'utilisateur, car si votre société travaille en français, vos logisticiens sont peut-être dans un autre pays. Assurez-vous d'ajouter les langues nécessaires dans la page "Langues" du menu "Localisation".
Thème. Le back-office de PrestaShop peut utiliser un autre thème que celui par défaut, et vous pouvez choisir lequel ici.
Montrer screencast. Une fois activé, PrestaShop affichera une vidéo de présentation sur la page d'accueil du back-office, qui montre les améliorations et fonctionnalités de la version en place de PrestaShop.
État. Vous pouvez désactiver un compte temporairement ou définitivement. Cela vous permet de créer des comptes temporaires, par exemple lorsque vous avez besoin d'aide pendant les vacances ou les périodes de grosses ventes.
Profil. Il est très important d'assigner le bon profil à chaque compte d'employé. Un profil est lié à tout un ensemble de permissions et de droits d'accès, et il vous faut impérativement connaître ceux qui existent déjà, listés dans la page "Profils" du menu "Administration" (voir ci-dessous pour plus d'information). Le profil détermine à quelle partie du back-office l'employé a accès. Par exemple, quand un employé se connecte, seules les pages qui ont été rendues accessibles à ce profil sont affichées. C'est un réglage très important.
La section en bas de la page "Employés", juste sous la liste des employés, dispose de deux options :
Régénération du mot de passe. Vous permet de régler la fréquence à laquelle un employé peut changer son mot de passe.
Mémorisation de la langue par défaut. Si l'option est activée, elle permet aux employés de régler leur propre langue par défaut pour les formulaires.
PrestaShop vous permet de confier des tâches et d'octroyer des droits à chaque employé qui vous aide à gérer votre boutique. Par exemple, l'administrateur aura accès à la boutique entière sans restriction, tandis qu'un employé n'aura accès qu'au catalogue ou aux commandes.
Par défaut, cinq profils sont prêts à être utilisés :
SuperAdmin. C'est le profil le plus élevé : il peut accéder à tout et dispose de tous les droits sur l'installation de PrestaShop.
Administrateur. Peut faire et voir quasiment tout, sauf le contenu de pages CMS, les URL des boutiques, les règles de prix, les réglages multiboutique, et quelques autres pages. Seuls les employés de confiance devraient avoir ce profil.
Logisticien. Les employés chargés d'emballer et d'expédier les commandes. Ne peuvent accéder qu'aux commandes, aux transporteurs et aux pages de gestion du stock, ainsi qu'à une partie des pages du catalogue et des pages des clients.
Traducteur. Les employés chargés de traduire le contenu textuel de la boutique. Ils peuvent accéder aux produits et catégories, au contenu CMS et à la page "Traductions".
Commercial. Votre service commercial, s'il y en a un. En plus des droits d'accès du traducteur, ils peuvent également accéder aux pages des clients, aux modules et au service web, ainsi qu'à certaines statistiques.
Vous pouvez voir le détail des droits d'accès de chaque profil en parcourant la page "Permissions" (voir ci-dessous).
Le profil SuperAdmin ne peut pas être supprimé, juste renommé.
Vous pouvez ajouter autant de profils que nécessaires.
Ajouter un profil est assez simple : cliquez sur le bouton "Créer", donnez-lui un nom unique, et enregistrez.
La partie la plus complexe vient au moment de configurer les droits d'accès du nouveau profil. Tout se passe dans la page "Permissions" (voir ci-dessous).
Les permissions sont un aspect central des profils de PrestaShop. Elles permettent de voir précisément ce qu'un compte d'employé peut ou ne peut pas faire sur votre boutique.
La page d'administration "Permissions est faite d'onglets :
Sur la gauche de l'écran, autant d'onglets que de profils disponibles.
Sur le reste de l'écran, PrestaShop affiche les permissions du profil cliqué. Cet onglet contient deux tableaux, côte à côte.
Quand vous cliquez sur n'importe quel profil (autre que SuperAdmin), les deux tableaux apparaissent pour vous donner accès à leurs critères :
À gauche, les permissions liées aux menus : vous pouvez décider ce que le profil peut faire sur un menu/page. Dans les faits, vous pouvez empêcher un profil de modifier le contenu d'une page, ou même lui cacher complètement un menu.
À droite, les permissions liées aux modules : bien que vous puissiez autoriser certains profils à voir les modules disponibles, vous pourriez préférer que seuls les employés de confiance aient accès à la configuration de certains modules.
Pour chacun de ces critères des menus, vous avez 5 options :
Voir. Autorise l'employé à consulter des informations.
Ajouter. Autorise l'employé à ajouter de nouvelles informations
Modifier. Autorise l'employé à modifier des informations.
Supprimer. Autorise l'employé à supprimer des informations.
Tout. Autorise les 4 critères ci-dessus.
De leurs côtés, les critères des modules ont 2 options :
Voir. Autorise l'employé à consulter la configuration d'un module.
Configurer. Autorise l'employé à configurer un module.
Les permissions du SuperAdmin ne peuvent pas être changées : le profil dispose simplement de tous les droits pour tous les critères.
Pour cet exemple, nous allons créer un nouveau profil, "Préparateur de commandes". Commencez par créer le profil dans la page "Profils", en remplissant le champ "Nom". Dès que le profil est enregistré, il apparaît dans la liste des profils.
Il vous faut ensuite assigner des permissions à ce nouveau profil. Rendez-vous sur la page "Permissions", et cliquez sur l'onglet du nouveau profil : la liste de critères apparaît. Par défaut, un nouveau profil n'a accès à aucune page du back-office, et ne peut voir que l'impact des modules sur le back-office (pour les pages qu'il a les permissions de voir).
Il y a deux manières de remplir les critères, en fonction des limites ou libertés que vous voulez donner au profil :
Cliquez sur les cases des permissions une à une jusqu'à ce que tous les droits soient en place.
Cochez toutes les cases d'un coup, puis enlevez les droits un à un jusqu'à ce qu'il ne reste que les droits nécessaires.
Il y a deux manières de cocher plusieurs cases d'un coup :
Par colonne : en haut de chaque colonne, une case à cocher permet de cocher toutes les cases de la colonne d'un coup. Décocher la case signifie décocher les cases cochées dans la colonne.
Par rangée : si vous cliquez sur la case "Tout" d'une rangée, toutes les cases de cette ligne sont cochées. Décocher la case signifie décocher les cases cochées dans la rangée.
Vous pouvez ensuite cocher les rangées sélectionnées plutôt que de passer du temps à les cocher une à une.
Pour éviter les erreurs lors de la configuration des permissions, PrestaShop enregistre automatiquement les réglages à chaque modification. Cela signifie que vous n'avez pas à cliquer sur un bouton "Enregistrer". Une fois que vous avez assigné ses droits à un profil, vous pouvez revenir à la page d'administration "Employés" et assigner ce profil aux employés qui en sont la cible.
L'organisation des menus du back-office de PrestaShop n'est pas gravée dans le marbre : bien que l'organisation par défaut a été conçue pour accéder au plus vite aux pages les plus utiles, vous pourriez avoir une opinion différente, et vouloir changer cette organisation, totalement ou en partie.
Cette page d'administration vous permet de déplacer, modifier, désactiver et même de créer des pages.
Les menus peuvent directement être déplacés dans la liste. Vous pouvez soit cliquer sur les flèches de la colonne "Position", ou glisser la ligne elle-même pour la mettre dans la position que vous souhaitez lui donner. Aussitôt que vous avez déposé la ligne, PrestaShop enregistre automatiquement la position. Vous pouvez glisser la ligne quand le curseur survol la colonne "Position".
Vous pouvez désactiver un menu simplement en cliquant sur la coche verte de la colonne "Activé". Notez que cela désactivera le menu pour tous les utilisateurs du back-office. Si vous souhaitez cacher un menu à une sélection d'utilisateurs, modifiez les permissions de leur profil, dans la page d'administration "Permissions".
Pour accéder aux pages d'un menu, cliquez sur l'icône "+" à droite de la ligne. Une nouvelle liste apparaît au sein de la liste principale, avec les mêmes colonnes.
Les pages peuvent être déplacées au sein d'un menu directement depuis la liste. Vous pouvez soit cliquer sur les flèches de la colonne "Position", ou glisser la ligne elle-même pour la position dans la position que vous souhaitez lui donner. Aussitôt que vous avez déposé la ligne, PrestaShop enregistre automatiquement la position. Vous pouvez glisser la ligne quand le curseur survole la colonne "Position".
Vous pouvez également déplacer une page d'un menu à l'autre. Cela ne peut se faire directement depuis la liste ; vous devez ouvrir le formulaire de configuration de la page, où vous trouverez l'option "Parent". Modifiez cette option pour y mettre un autre nom de menu, enregistrez vos modifications, et revenez à la page "Menus", la page aura changé de menu.
Vous pouvez désactiver une page simplement en cliquant sur la coche verte de la colonne "Activé". Notez que cela désactivera la page pour tous les utilisateurs du back-office. Si vous souhaitez cacher une page à une sélection d'utilisateurs, modifiez les permissions de leur profil, dans la page d'administration "Permissions".
Cliquez sur le bouton "Créer" pour ouvrir le formulaire de création.
Le formulaire dispose d'une poignée d'options, certaines pouvant se montrer compliquées :
Nom. Donnez-lui un nom unique, car il servira d'identifiant interne.
Classe. Pour résumer, une page du back-office de PrestaShop est basée sur des fichiers PHP internes spécifiques, appelés "contrôleur d'administration" ("admin controllers"), et qui sont le plus souvent stockés dans le dossier /controllers/admin de votre installation de PrestaShop. Lors de la création d'une nouvelle page, vous devez savoir quel contrôleur cibler, et surtout le nom de sa classe – qui est le nom de son fichier PHP.
Par exemple, si vous voulez créer une page affichant l'administration des sauvegardes de PrestaShop, vous devez d'abord trouver le nom de son contrôleur (ici, AdminBackupController), et le copier dans le champ "Classe".
Module. Dans certains cas, le contrôleur d'administration pour lequel vous voulez créer une page vient d'un module. Dans ce cas, vous devez également indiquer l'identifiant de ce module (dans la plupart des cas, le nom de son dossier) et le copier dans le champ "Module", en caractères minuscules. Ainsi, PrestaShop saura qu'il ne doit pas chercher le contrôleur dans le dossier /controllers/admin, mais plutôt dans le dossier /modules/NOM-DU-MODULE/.
Icône. Vous pouvez utiliser des icônes en 16*16 ; par exemple, l'excellent jeu d'icônes gratuites FamFamFam Silk : http://www.famfamfam.com/lab/icons/silk/.
État. Vous pouvez désactiver la page à tout moment, mais notez bien que cela affecte tous les utilisateurs du back-office.
Parent. Vous pouvez choisir n'importe quel menu, mais pour des questions de cohérence, faites en sorte d'en choisir un qui corresponde à la page que vous créez.
Si vous souhaitez créer un nouveau menu, choisissez le parent "Accueil".
Depuis la version 1.5.4.
Ce module permet de suivre votre progression dans la configuration de votre boutique et dans la réussite de votre activité, et voir à quel point vous avez grandi et évolué en cours des jours, mois et années. Il est installé par défaut.
Ce module ajoute un système de badges et de points, divisés en trois niveaux, tous faisant partie intégrante du succès d'un site e-commerce :
Fonctionnalités. Votre utilisation de certaines fonctionnalités clé de l'e-commerce, telles que la performance du site, la taille du catalogue, le nombre d'employés ou le SEO.
Succès. Votre complétion de buts précis de l'e-commerce, tels que le nombre de clients, de commandes, ou votre revenu global.
International. Traque votre placement sur les marchés internationaux comme les Amériques, l'Océanie, l'Asie, l'Europe, l'Afrique ou le Maghreb.
Plus votre boutique progresse, plus vous gagnez de badges et de points. Il n'y a pas besoin d'envoyer des informations ou de remplir de formulaire. Nous vous savons suffisamment préoccupé par votre boutique, donc tout est fait automatiquement. Utilisez cet outil pour mieux apprécier votre évolution et vous fixer de nouveaux objectifs.
Prenez son adresse dans la barre d'adresse du navigateur. Par exemple, http://www.myprestashop.com/admin/index.php?controller=AdminOrders&token=f326b0419984706791c03f7e96599147.
