Gestion avancée des stocks
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Gestion avancée des stocks
La version 1.5 de PrestaShop apporte une nouvelle gestion des stocks : plutôt que d'avoir une simple liste donnant les quantités disponibles de chacun de vos produits, ce menu vous permet d'enregistrer des entrepôts et d'avoir une vision précise de votre stock, de ses mouvements, de votre couverture, de vos commandes de stocks, etc.
Cette fonctionnalité n'est pas forcément utile pour tous les marchands. Elle est donc facultative et une gestion des quantités proche de ce qui est disponible en 1.4 a été repensée.
Vous pouvez activer la gestion avancée des stocks en vous rendant dans la page de préférences "Produits", au bas de laquelle vous trouverez la section "Stocks produit". Choisissez "Oui" pour l'option "Activer la gestion des stocks avancée".
Concepts généraux
Afin d'éviter toute confusion avec la gestion des stocks de la version 1.4, il convient de présenter deux concepts distincts : les stocks physiques et les quantités de produits disponibles à la vente.
Les quantités de produits disponibles à la vente
Cela correspond à la gestion des stocks dans PrestaShop 1.4.x. Il s'agit des quantités qui sont affichées en boutique pour chaque produit et déclinaison de produit. C'est cette quantité qui définit si le produit peut être commandé ou non (sauf si l'option "Autoriser la commande de produits hors stock" est activée). Cette quantité peut être définie manuellement pour chaque produit et déclinaison de produit.
Dans PrestaShop 1.5.x, cette quantité peut être automatiquement déterminée en fonction du stock physique du produit concerné. Dans le cas d'une utilisation multiboutique, la quantité doit être définie pour chaque boutique.
Par conséquent, ce qui était appelé "stock" dans PrestaShop 1.4.x est maintenant appelé "quantités de produits disponibles à la vente" dans PrestaShop 1.5.x.
Les stocks de produits (stockés physiquement)
Cela correspond à la gestion des produits réellement stockés dans un ou plusieurs lieux de stockage ou entrepôts. C'est ce nouveau concept qui est appelé "stock" dans PrestaShop 1.5.x
Cette nouvelle gestion de stocks inclus les mouvements de stocks, la valorisation du stock, les transferts de stocks entre entrepôts, l'intégration avec le mode multiboutique et la gestion de commandes aux fournisseurs.
Elle permet aussi de prendre en compte la notion de stock réel. A un instant T, un produit peut être disponible dans le stock physique mais plus disponible à la vente du fait de commandes clients en attente d'expédition. Ce même produit peut aussi faire l'objet d'une commande fournisseur en cours de livraison, et donc pas encore comptabilisée dans le stock physique.
Le stock réel est donc constitué du stock physiquement présent dans un entrepôt, auquel on ajoute les quantités en cours de commande aux fournisseurs, et duquel on retranche les quantités commandées par les clients pour lesquelles les commandes n'ont pas encore été expédiées.
Utilisation de la nouvelle gestion des stocks
Est-ce obligatoire d'utiliser la nouvelle gestion des stocks ?
Il n'est pas obligatoire d'utiliser la nouvelle gestion des stocks, de la même façon qu'il n'est pas obligatoire d'utiliser la gestion des quantités disponibles à la vente.
L'activation de la gestion des quantités disponibles à la vente et de la gestion des stocks se fait dans la page de préférences "Produits". Descendez jusqu'à la section "Stocks produit" et mettez "Oui" pour les deux options de gestion du stock. Vous devrez d'abord activer la gestion des stocks avant de pouvoir activer la gestion avancée des stocks.
L'activation de la gestion avancée des stocks, et d'une façon générale la gestion de votre stock et de vos entrepôts, est indépendante de la fonctionnalité multiboutique. Par conséquent, quelle que soit la boutique en cours d'administration dans le back-office de PrestaShop, lorsque vous vous trouvez dans le menu "Stock", vous gérer toujours votre stock de façon globale.
Comment faire pour ne rien changer à ce que j'avais avec PrestaShop 1.4.x ?
Si vous ne souhaitez pas bénéficier de la gestion avancée des stocks de PrestaShop 1.5 et êtes pleinement satisfait du fonctionnement de PrestaShop 1.4 en ce qui concerne la gestion des quantités de vos produits, il vous suffit d'activer la gestion des quantités de produits et de ne pas activer la gestion avancée des stocks. : rendez-vous dans la page de préférences "Produits", descendez jusqu'à la section "Stocks produit" et mettez "Oui" pour l'option "Activer la gestion des stocks" en laissant l'option "Activer la gestion des stocks avancée" à "Non".
La gestion des quantités disponibles à la vente de vos produits est désormais centralisée dans l'onglet « Quantités » de la fiche produit : créez un nouveau produit ou modifiez un produit existant, et l'onglet apparaît parmi tous les autres, à gauche de l'écran.
La nouvelle gestion des stocks s'applique-t-elle à mon cas ?
La nouvelle gestion des stocks permet de gérer un stock de produits de façon avancée. Cette fonctionnalité s'applique à votre activité si :
Vous gérez un stock des produits en vente sur votre (vos) boutique(s).
Vous utilisez au moins un lieu de stockage (entrepôt) que vous gérez vous-même.
Vous commandez tout ou partie de vos produits à un ou plusieurs fournisseurs.
Vous avez besoin de statistiques sur l'état de votre stock et de votre (vos) entrepôt(s).
Cette fonctionnalité ne s'applique pas à votre activité si :
Vous ne gérez pas les stocks des produits en vente sur votre boutique.
Vous possédez déjà un système de gestion de stock dont vous souhaitez poursuivre l'utilisation sans rien changer.
Présentation des interfaces back-office de gestion des stocks
Amélioration de la fiche produit
Gestion des quantités
Dans PrestaShop 1.4, vous deviez spécifier manuellement les quantités de produits disponibles en boutique.
Dans PrestaShop 1.5, il reste possible de spécifier manuellement les quantités disponibles en boutique. Mais si vous avez activé la gestion avancée des stocks, il est aussi possible de déterminer automatiquement cette quantité en fonction de l'état de votre stock physique. Notez qu'il est donc possible d'activer globalement la gestion avancée des stocks, mais de n'avoir qu'un ou quelques produits utilisant cette fonctionnalité.
Lorsque vous activez l'option "Activer la gestion des stocks", tous les produits se voient ajoutés un nouvel onglet à leur page d'administration, nommé "Quantités". Cette interface simple, claire et unique vous permet de gérer les quantités disponibles à la vente sur votre (vos) boutique(s) pour un produit et toutes ses déclinaisons éventuelles.
Cette page s'ouvre avec une section explicative, que ne vous enjoignons à lire en entier. Cette section est suivie par l'interface de gestion des quantités disponibles à la vente elle-même, qui s'ouvre par trois options :
Je veux utiliser la gestion des stocks avancée pour ce produit.
Les quantités disponibles pour ce produit sont synchronisées sur le stock physique (utilisable) en entrepôts.
Je veux définir mes quantités manuellement.
Par défaut, seule la troisième option ("Je veux définir mes quantités manuellement") est activée. Tant que vous n'avez pas coché la première option ("Je veux utiliser la gestion des stocks avancée pour ce produit"), les quantités sont gérées de la même manière qu'elles l'étaient en version 1.4, c'est à dire manuellement : vous ajoutez vous-mêmes les quantités disponibles, et PrestaShop enlèvera des quantités à chaque vente.
Si vous souhaitez que les quantités d'un produit soient synchronisées avec le stock de votre entrepôt, il vous faut changer de méthode de gestion des quantités :
Cochez la case "Je veux utiliser la gestion des stocks avancée pour ce produit" afin de changer de méthode de gestion.
La deuxième option, "Les quantités disponibles pour ce produit sont synchronisées sur le stock physique (utilisable) en entrepôts", est alors disponible. Sélectionnez-la pour synchroniser la quantité disponible de ce produit avec le stock de votre entrepôt.
Dès que vous avez sélectionné la deuxième option, la colonne "Quantité" du tableau n'est plus modifiable : les quantités sont directement reprises du stock actuel indiqué par votre stock.
Le cas des packs est particulier. En effet, étant donné qu'il n'est pour le moment pas possible d'ajouter de déclinaisons de produits dans un pack, les développeurs de PrestaShop ont décidé, si besoin est, de se baser, sur la déclinaison par défaut pour décrémenter le stock physique.
Par ailleurs, un message indique le nombre de packs maximum conseillé.
Le reste de cette page est expliqué dans le chapitre "Ajouter des produits et des catégories de produits".
Gestion des fournisseurs
Il est désormais possible de définir plusieurs fournisseurs pour un même produit. Pour chaque fournisseur associé à un produit, il est possible de spécifier une référence fournisseur et un prix d'achat par défaut pour ce produit ainsi que pour toutes ses déclinaisons. Ces informations seront utilisées lors de commandes fournisseurs.
Gestion des entrepôts
Si vous avez activé la gestion avancée des stocks, un onglet "Entrepôts" s'ajoute à la fiche produit afin de spécifier dans quel(s) entrepôt(s) peut être stocké le produit en cours et chacune de ses déclinaisons éventuelles. Il est aussi possible de spécifier l'emplacement dans l'entrepôt pour ce produit et ses déclinaisons.
Il convient au préalable de déclarer au moins un entrepôt (voir ci-dessous) avant de pouvoir associer un produit et définir un emplacement. Cette étape est indispensable : il est important de déclarer au minimum un entrepôt dans lequel un produit peut être entreposé. Cela aura un impact fondamental lors de la préparation des commandes dans le cadre du multishipping.
Gestion des entrepôts
Dans la version 1.4.x de la solution, la gestion des stocks est intimement liée aux quantités de produits disponibles en vente sur la boutique. La quantité de produits disponibles en stock est initialisée une première fois, puis augmenté par le système de mouvements de stocks sans tenir compte de la notion d'entrepôt.
Avec la gestion avancée de stocks, il est désormais possible de créer un ou plusieurs entrepôts. Pour cela, ouvrez la page "Entrepôts" du menu "Stocks".
Lorsque vous créez un nouvel entrepôt, vous devez remplir les champs suivants :
Référence et Nom. L'identifiant unique de l'entrepôt et son nom. Faites en sorte d'utiliser un nom reconnaissable : vous devez être en mesure de facilement différencier les entrepôts entre eux dans une liste déroulante.
Adresse, Code postal*, "Ville" et "Pays". L'adresse physique de l'entrepôt/ Cette information sera utilisée sur les commandes à vos fournisseurs.
Gérant. La personne en charge de l'entrepôt, choisie parmi les employés enregistrés sur votre boutique. Si le compte de l'employé n'a pas encore été créé, vous devez impérativement le faire.
Transporteur. Les transporteurs autorisés à s'occuper des envois en provenance de cette boutique. Maintenez la touche Shift enfoncée en cliquant pour choisir plus d'un transporteur.
Méthode de valorisation. La manière dont vous gérez la boutique, en fonction des lois fiscales de votre pays. Lire la section "Règles de gestion" de ce chapitre pour avoir plus d'information.
Devise de valorisation du stock. Une devise de valorisation pour le stock de cet entrepôt (à choisir parmi les devises enregistrées).
Il n'est pas possible de changer la méthode et la devise de valorisation d'un entrepôt après la première initialisation. Si vous devez changer ce réglage, vous devez recréer l'entrepôt, et supprimer celui mal configuré. Vous pouvez supprimer un entrepôt s'il ne contient plus aucun produit.
Faites attention lorsque vous choisissez vos transporteurs car cela aura un impact fondamental lors de la préparation des commandes dans le cadre du multishipping.
Dans le cas où vous administrez plusieurs boutiques, vous devrez aussi associer chaque boutique à un ou plusieurs de vos entrepôts. Cela permet de définir à partir de quel entrepôt pourront être expédiées les commandes de vos clients sur chaque boutique respective.
Une fois l'entrepôt créé, vous disposez d'une vue synthétique sur celui-ci. Cliquez sur l'icône "Voir" à droite pour avoir un aperçu de ses informations, notamment le nombre de références de produits s'y trouvant, la somme des quantités, une valorisation comptable globale, le détail des produits stockés, et l'historique des mouvements de stocks liés à cet entrepôt.
La page des détails d'un entrepôt contient également deux liens :
Cliquez ici pour afficher le détail des produits stockés dans cet entrepôt. Vous amène à la page "Etat instantané du stock" de l'entrepôt.
Cliquez ici pour afficher l'historique (mouvements) de cet entrepôt. Vous amène à la page "Mouvement de Stock" de l'entrepôt.
Gestion du stock
Maintenant que vous avez créé votre ou vos entrepôts, il faut initialiser le stock pour chacun d'eux. Pour cela, allez dans la page "Gestion du stock" du menu "Stock".
Tous les produits disponibles dans votre catalogue sont listés dans cette interface. Pour les éventuelles déclinaisons, il est possible de les gérer en utilisant l'action "Détails" (l'icône "+").
Selon le cas, vous pouvez modifier manuellement votre stock grâce à cette interface :
Icône "flèche vers le haut". Ajouter du stock pour un produit dans un entrepôt donné
Icône "flèche vers le bas". Retirer du stock pour un produit dans un entrepôt donné
Icône "flèches transversales". Transférer du stock d'un entrepôt à un autre
Les deux dernières icônes n'apparaissent que s'il y a déjà du stock du produit en question dans l'un des entrepôts.
Ajouter du stock à un entrepôt
Pour ajouter du stock, utilisez l'action "Ajouter du stock" (flèche vers le haut) en relation avec le produit ou déclinaison de produit souhaitée. Une page s'ouvre, où les informations importantes du produit sont rappelées afin de l'identifier de façon certaine (référence, codes EAN13 et UPC et dénomination). Cette information ne peut pas être changée dans ce formulaire, donc elle est grisée.
Vous devez alors spécifier :
Quantité à ajouter. Le nombre doit être positif. Vous ne pouvez pas enlever de la quantité en utilisant un nombre négatif.
Disponible à la vente ?. Si cette quantité de stock est utilisable en boutique ou bien simplement entreposée et réservée à un usage ultérieur.
Entrepôt. L'entrepôt dans lequel le produit doit être ajouté. Le formulaire ne vous laisse ajouter du stock de ce produit que dans un entrepôt à la fois. Si vous devez ajouter du stock de ce produit dans plus d'un entrepôt, vous devez reprendre tout le processus d'ajout pour chaque entrepôt.
Prix unitaire HT. Le prix unitaire du produit au moment de l'ajout en stock (pour la valorisation).
Devise. La devise du prix unitaire. Si la devise n'est pas disponible, vous pouvez la créer dans la page "Devises" du menu "Localisation", ou importer une devise depuis la page "Localisation" de ce même menu, en important le pack de localisation du pays de la devise que vous voulez utiliser.
Label. Un libellé pour le mouvement de stock généré, pour référence future. C'est purement informatif.
En survolant avec votre curseur les champs "Quantité à ajouter" et "Prix unitaire HT", vous aurez un rappel des valeurs saisies lors du dernier ajout.
Tout ce qui est lié aux valorisations est géré automatiquement selon le mode de gestion choisi dans chaque entrepôt. De même pour les conversions de devises.
Retirer du stock d'un entrepôt
Lorsque vous voulez retirer une certaine quantité de stock d'un produit, vous devez utiliser l'action "Supprimer du stock" (flèche vers la bas, disponible uniquement quand il y a déjà des produits en stock). Une nouvelle page s'ouvre, contenant un formulaire où est affichée les informations les plus importantes, afin de vous aider à identifier le produit avec certitude (référence, codes EAN13 et UPC, et son nom). Ces informations ne peuvent pas être changées depuis ce formulaire, donc elles sont grisées.
Vous devez alors spécifier :
Quantité à supprimer. Le nombre doit être positif. Vous ne pouvez pas supprimer de la quantité en utilisant un nombre négatif.
Utilisable à la vente. Si cette quantité doit être retirée parmi celles utilisables en boutique ou parmi l'ensemble du stock (y compris les quantités réservées).
Entrepôt. Dans quel entrepôt retirer cette quantité. Le formulaire ne vous laisse retirer du stock de ce produit que dans un entrepôt à la fois. Si vous devez retirer du stock de ce produit dans plus d'un entrepôt, vous devez reprendre tout le processus de retrait pour chaque entrepôt.
Label. Un libellé pour le mouvement de stock généré, pour référence future. C'est purement informatif.
Tout ce qui est lié aux valorisations est géré automatiquement selon le mode de gestion choisi dans chaque entrepôt. De même pour les conversions de devises.
Transférer du stock d'un entrepôt à un autre
Le transfert de stock permet de transférer des produits d'un entrepôt à un autre, ou d'un état à l'autre (utilisable en boutique / réservé) au sein du même entrepôt. Vous devez utiliser l'action "Transférer du stock" (flèches transversales, disponible uniquement s'il y a déjà du stock de ce produit). Une page s'ouvre, où les informations importantes du produit sont rappelées afin de l'identifier de façon certaine (référence, codes EAN13 et UPC et dénomination). Cette information ne peut pas être changée dans ce formulaire, donc elle est grisée.
Vous devez alors spécifier :
Quantité à transférer. Le nombre doit être positif.
Entrepôt d'origine. L'entrepôt "source", depuis lequel vous souhaitez transférer des produits, ou dans lequel vous souhaitez modifier l'état de certains stocks.
Disponible à la vente dans l'entrepôt d'origine?. Si la quantité à retirer de l'entrepôt "source" doit l'être parmi celles utilisables en boutique ou parmi celles réservées
Entrepôt destinataire. L'entrepôt "cible", vers lequel vous souhaitez transférer des produits. Si vous voulez simplement modifier l'état de certains stocks dans votre entrepôt "source", faites attention de bien choisir le même entrepôt en source comme en destination.
Disponible à la vente dans l'entrepôt destinataire ?. Si la quantité à ajouter dans l'entrepôt "cible" est utilisable en boutique ou réservée. C'est également l'option à utiliser lorsque vous souhaitez simplement modifier l'état d'une partie de votre stock dans l'entrepôt "source" :
Si vous ne voulez pas changer l'état lors d'un transfert entre deux entrepôt : assurez-vous que les deux réglages "Disponible à la vente ?" sont identiques.
Si vous souhaitez changer l'état, que ce soit au sein d'un même entrepôt ou lors d'un transfert entre deux entrepôts : assurez-vous que les deux réglages "Disponible à la vente ?" sont différents.
Tout ce qui est lié aux valorisations est géré automatiquement selon le mode de gestion choisi dans chaque entrepôt. De même pour les conversions de devises.
Mouvements de stocks
Cette interface permet de consulter l'historique des mouvements de stocks. Il est possible d'afficher tous les mouvements de stocks ou bien ceux liés à un entrepôt. Des filtres peuvent être appliqués pour affiner votre recherche.
Quand la sélection "Filtrer les mouvements par entrepôt" est sur un entrepôt, il est possible d'exporter en CSV la liste ainsi obtenue.
État instantané du stock
Cette interface permet d'obtenir un aperçu précis de votre stock, que ce soit globalement ou par entrepôt. Les nombres affichés sont corrects à l'affichage de la page.
Pour chaque produit ou déclinaison de produit, les indicateurs suivants sont disponibles :
Quantité disponible en stock.
Stock disponible à la vente.
Quantité réelle (comme expliqué précédemment).
Prix unitaire (HT).
Valorisation du produit en fonction de la quantité physique de stock.
En fonction de la méthode de valorisation choisie, la répartition des prix unitaires et des valorisations associées est disponible en cliquant sur l'action "Détails" (icône "+").
De plus, pour un entrepôt donné, vous disposez de deux moyens d'exporter la liste affichée au format CSV :
Exporter les indicateurs liés aux quantités.
Exporter les indicateurs liés aux valorisations.
Couverture de stock
Cette interface vous permet de consulter la couverture de votre stock. Celle-ci indique le nombre de jours de consommation que le stock peut couvrir. Cette information est utile pour prévoir à l'avance les réapprovisionnements nécessaires. Elle est calculée en fonction des mouvements précédemment enregistrés.
Vous pouvez consulter la couverture de stock pour l'ensemble des entrepôts ou pour un entrepôt en particulier. Vous pouvez aussi choisir la période (une semaine, deux semaines, trois semaines, un mois, six mois et un an) sur laquelle les mouvements de stocks enregistrés seront pris en compte pour le calcul de la couverture. Enfin, vous pouvez mettre en évidence le stock dont le nombre de jours de consommation est inférieur à une valeur (en jours) saisie. Cela surlignera les produits concernés afin de les identifier rapidement.
Pour obtenir la couverture de stock des déclinaisons d'un produit, il vous faudra utiliser l'action "Détails" (icône "+") pour le produit souhaité.
Enfin, il est possible de recevoir des alertes sur la couverture de stock d'un produit. Le module de notification par e-mails (mailalerts) a été mis à jour pour prendre en compte la couverture du stock. Il est donc possible de donner un nombre de jours de couverture à partir desquels vous recevrez une notification. Lisez la documentation de ce module.
Commandes aux fournisseurs
L'une des fonctionnalités majeure de la gestion des stocks est la possibilité de passer des commandes à des fournisseurs afin de gérer les réapprovisionnements. Cette interface vous permet de gérer l'ensemble de vos commandes à vos fournisseurs, ainsi que des modèles de commandes réutilisables.
La création d'un modèle de commande fonctionne comme la création d'une commande (excepté le champ "Date de livraison"). Seul le processus de création d'une commande sera donc expliqué.
Création d'une commande
La création d'une commande à un fournisseur se décompose en deux étapes : créer la commande, puis y ajouter des produits.
Commencez donc par définir les entêtes de la commande :
Spécifiez une référence unique. Il s'agit d'une référence administrative ; n'utilisez donc pas un nombre qui vous semble unique.
Sélectionnez un fournisseur. Si le fournisseur désiré n'est pas dans la liste déroulante, vous devez le créer en passant par la page "Fournisseurs" du menu "Catalogue".
Sélectionnez un entrepôt pour la réception de la commande. Vous devez avoir déjà créé au moins un entrepôt.
Sélectionnez une devise dans laquelle sera formalisée la commande. Si besoin est, vous pouvez créer ou importer une devise, en passant respectivement par les pages "Devises" ou "Localisation" du menu "Localisation".
Sélectionnez une langue dans laquelle sera formalisée la commande. Si besoin est, vous pouvez créer ou importer une langue, en passant par respectivement par les pages "Langues" ou "Localisation" du menu "Localisation".
Si besoin est, spécifiez une remise globale sur la commande en pourcentage. Vous pouvez laisser le champ à "0" si vous n'avez pas de remise sur cette commande.
Si besoin, spécifiez la quantité physique d'un produit en dessous de laquelle tous les produits doivent être réapprovisionnés, et donc ajoutés automatiquement à la commande. Chaque produit pré-ajouté aura comme quantité à commander la quantité saisie retranchée de la quantité déjà disponible.
Spécifiez une date prévisionnelle de livraison.
La seconde étape consiste à ajouter des produits à la commande. Pour réaliser cette seconde étape, vous pouvez soit :
Cliquez sur le bouton "Enregistrer la commande et rester".
Cliquez sur le bouton "Enregistrer". Vous êtes alors ramené à la liste des commandes fournisseurs : cliquez sur l'action "Modifier" de la commande que vous venez de créer.
L'interface du formulaire de création de commande a été mise à jour pour présenter un second formulaire sous les champs déjà remplis. Vous devez utiliser ce second formulaire pour ajouter des produits à votre commande, à l'aide du moteur de recherche intégré. Les produits que vous ajoutez apparaissent dans une nouvelle liste.
Pour chaque produit, il convient de spécifier ou mettre à jour le prix d'achat unitaire hors taxes, la quantité à commander, un éventuel taux de taxe applicable, et une éventuelle remise spécifique pour ce produit.
Une fois que la commande est créée, elle apparaît dans la liste avec l'état "Création en cours". Cet état vous permet d'afficher et de modifier les informations que vous avez saisies ainsi que d'ajouter des produits à la commande. Vous ne pourrez pas modifier la commande une fois que vous aurez passé son état à "Commande validée".
Il est impossible de supprimer une commande fournisseur : vous ne pouvez que l'annuler.
Une fois la commande créée, vous devez continuer le processus, en indiquant les changements d'état dans l'interface de PrestaShop. C'est à cela que sert le premier bouton d'action de la liste. Cliquez sur l'icône "Modifier l'état" pour ouvrir le formulaire de changement d'état. Lisez la section "Changer l'état d'une commande fournisseur" ci-dessous pour avoir plus d’information.
Création d'un modèle de commande
L'intérêt du modèle est qu'il sert de base pour générer une commande fournisseur.
Le processus de création d'un modèle de commande fournisseur est le même que celui d'une commande, sauf que :
Il n'est pas demandé de spécifier une date prévisionnelle de livraison.
la valeur saisie pour "Charger automatiquement les produits" sera la quantité à commander pour les produits chargés et non le différentiel stock / valeur saisie.
Par ailleurs, contrairement à une commande fournisseur normale :
Un modèle ne possède pas d'état.
Un modèle peut être supprimé.
Un modèle n'a pas d'historique de modifications.
Une fois que vous avez créé le modèle, il suffit d'utiliser l'action "Utiliser ce modèle pour créer une commande fournisseur" (l'icône "deux fenêtres") pour lancer la création d'une commande.
Changer l'état d'une commande fournisseur
Chaque commande dispose de plusieurs actions. L'une d'entre elles vous permet de modifier l'état. Il y a six différents états possibles par défaut, mais vous pouvez ajouter les vôtres (lire la section "Configuration") de ce chapitre.
Un état de commande vous aide à comprendre le mouvement de votre stock en un coup d'oeil grâce à leur code couleur. Voici la signification des six états par défaut :
Création en cours. C'est l'étape de création de la commande où il est possible de tout modifier à volonté.
Commande validée. Cet état valide la commande et fige les informations y figurant (prix d'achat, quantités, ...). À cette étape, une nouvelle action apparaît dans la colonne Actions, qui permet d'éditer au format PDF le bon de commande à envoyer au fournisseur.
En attente de réception. Dès que le fournisseur a reçu votre bon de commande et validé celui-ci, vous devez passer la commande à l'état "En attente de réception".
Commande réceptionnée partiellement. Dès qu'une première réception de produit à lieu, vous devez passer la commande dans cet état. Des réceptions multiples sont possibles et un historique est conservé pour chaque produit. A chaque réception, le stock est automatiquement incrémenté.
Commande réceptionnée totalement. Lorsqu'une commande est réceptionnée complètement ou partiellement suite à une annulation partielle, il faut la passer dans cet état. Les stocks ne seront donc plus affectés à ce niveau et il n'est plus possible de faire d'actions sur la commande.
Commande annulée. Cet état concerne les commandes annulés peu importe la raison. Les stocks ne seront donc plus affectés à ce niveau et il n'est plus possible de faire d'actions sur la commande.
À chaque changement d'état, l'interface de changement d'état évolue afin de proposer uniquement les états possibles en fonction de l'état en cours. Les états qui ne sont pas disponibles sont grisés.
Détails d'une commande fournisseur
En cliquant sur l'action "Voir" de la liste des commandes, vous pouvez avoir une vision synthétique de votre commande. Vous pouvez également télécharger le bon de commande généré en PDF (a condition que vous aviez validé la commande) depuis la liste de commandes ou depuis la page de changement d'état.
L'action "Détails" (l'icône "+") vous permet d'afficher l'historique de changement d'état pour la commande en cours.
Enregistrement d'une réception de produits
Vous devez changer l'état de votre commande fournisseur au sein de PrestaShop dès que des actions sont prises dans le monde réel. Pour ce faire, utilisez l'icône "Changer l'état" dans le colonne "Actions" de la liste de commandes. Le formulaire de cette page pré-sélectionne toujours l'état logique suivant, mais vous pouvez choisir n'importe lequel des états disponibles.
Tandis que vous préparez la commande fournisseur, laissez son état sur "Création en cours". Une fois que vous avez terminé de préparer la commande, passez-la à "Commande validée", puis imprimez la commande PDF que vous enverrez à votre fournisseur. Dès que votre fournisseur a confirmé avoir reçu votre commande, passez l'état à "En attente de réception".
Durant les états "En attente de réception" et "Commande réceptionnée partiellement", une nouvelle action est rendue disponible dans la colonne "Actions". À l'aide de l'icône "camion", l'action "Mettre à jour les réceptions en cours" vous permet d'enregistrer la réception de produits dans un ordre donné durant la journée écoulée.. Le formulaire qui s'ouvre après avoir cliqué sur cette action "camion" vous permet de voir combien d'articles sont attendus, et d'indiquer la quantité de produits livrés pour chaque produit durant cette journée. Cliquez sur le bouton "Mettre à jour la sélection" pour indiquer que les produits cochés ont bien été reçus, dans la quantité que vous avez indiquée avec le champ "Quantité reçue aujourd'hui ?". La case à gauche de chaque ligne doit être cochée pour que PrestaShop la prenne en compte.
Cette opération peut être faite autant de fois que nécessaire, et il est possible de recevoir et intégrer dans le stock plus de produits qu'attendu.
Si vous avez reçu moins de produits qu'attendu, PrestaShop passe automatiquement l'état de la commande à "Commande réceptionnée partiellement".
Pour chaque produit, un historique des réceptions est disponible (action "Détails" ou "+"), ainsi qu'une indication sur la quantité reçue, attendue, et restante. Si "quantité reçue" est égale à la "quantité attendue", la ligne correspondante sera affichée en vert. Si la "quantité reçue" est supérieure à la "quantité attendue", la ligne correspondante sera affichée en rouge.
Quand tous les produits d'une commande ont été reçus, vous devez manuellement changer l'état de la commande fournisseur pour "Commande réceptionnée totalement". Cela met fin au processus de commande fournisseur, et une nouvelle action apparaît : "Export" (avec l'icône de Microsoft Excel), que vous pouvez utiliser pour télécharger un fichier CSV contenant toutes les informations liées à cette commande.
Import CSV
Via l'interface dédiée aux imports CSV, il est possible d'importer des commandes et des produits à commander.
Export CSV
Via l'interface de commandes aux fournisseurs, il est possible de filtrer la liste des commandes ou les détails de ces commandes, à exporter, selon les filtres disponibles dans la liste (référence, fournisseur, etc.). Par ailleurs, il est possible de ne pas afficher les commandes terminées ou annulées, à l'aide des cases à cocher appropriées.
Configuration
Cette interface permet de configurer et personnaliser :
Les états possibles pour une commande à un fournisseur.
Les libellés de mouvements de stocks.
Les libellés par défaut pour certains mouvements de stocks utilisé de façon standard dans la solution.
Ajouter un nouvel état de commande par défaut
Il est possible d'ajouter des états personnalisés selon votre activité. Il n'est pas possible de supprimer les états par défaut.
La liste sur la page principale vous permet d'avoir une meilleure vision des états disponibles, et leur impact sur une commande.
Cliquez sur le bouton "Créer" pour atteindre le formulaire de création.
Un statut a un libellé, une couleur, et permet de définir si :
La commande est modifiable. Tant que la commande est modifiable, vous ne pouvez pas l'envoyer au fournisseur.
Le bon de commande peut être généré.
Une réception de produits est en attente, ce qui signifie que vous n'avez pas reçu tous les produits commandés.
Une réception de produits est en cours, ce qui signifie que vous attendez encore que vos produits arrivent.
Ajouter un libellé de mouvements de stock
Il est aussi possible d'ajouter des libellés de mouvements de stock. Cliquez sur le bouton "Créer" de la section "Libellés de mouvements de stock" pour ouvrir le formulaire de création.
Il suffit de définir un libellé et spécifier s’il correspond à un ajout de stock ou un retrait de stock. Ces libellés seront utilisables lors d'un ajout/retrait/transfert de stock manuel (comme expliqué précédemment).
Modifier les états des commandes fournisseurs
Il est possible de choisir les états des commandes fournisseurs par défaut pour les cas standards suivants :
Incrémentation du stock (manuellement).
Décrémentation du stock (manuellement).
Décrémentation du stock suite à l'expédition d'une commande d'un client.
Incrémentation du stock suite à une réception de produit sur une commande fournisseur.
Règles de gestion
Vous trouverez ici les règles de gestion appliquées automatiquement dans la gestion des stocks.
Chaque entrée ou sortie de stock doit pouvoir être valorisée. C'est pourquoi chaque produit unitaire entré en stock doit avoir un prix unitaire hors taxes (d'achat ou de production) associé que ce soit par l'intermédiaire d'une commande fournisseur, ou d'une entrée manuelle. Et chaque sortie de produit doit aussi être valorisée.
Il existe pour cela trois méthodes de valorisation principales qu'il faut choisir en fonction de son activité ou des règles en vigueur dans son pays pour chaque entrepôt :
FIFO (premier entré, premier sorti).
LIFO (dernier entré, premier sorti).
CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré).
Dans le cas des méthodes FIFO et LIFO, chaque produit unitaire dans le stock possède un prix d'achat fixé au moment de son ajout au stock. Ainsi, pour une référence donnée disponible en 100 exemplaires, 40 exemplaires peuvent avoir un prix d'achat X, et 60 un prix d'achat Y. Lors du passage d'une commande, et selon la méthode choisie, on sait quel produit réserver et à quel prix d'achat, ce qui permet de gérer précisément un éventuel retour de commande et remettre les produits en stock avec leurs prix d'achat d'origine.
Le tableau ci-dessous illustre l'utilisation de la méthode LIFO pour valoriser un stock. Dans ce cas, on construit un tableau à deux entrées (prix et quantités par type de mouvement). On ajoute de nouvelles colonnes au fur et à mesure des réceptions faites avec de nouveaux prix.
Prix
4
6
7
Stock initial
1000
Entrée
500
Sortie
(700)
Sortie
(300)
(400)
Entrée
900
État instantané
0
100
900
La valeur du stock lors de l'état instantané dans ce cas est de 6900.
Le tableau ci-dessous illustre l'utilisation de la méthode LIFO pour valoriser un stock. Nous reprenons les mêmes entrées et sorties que dans l’exemple précédent. Le principe est identique au cas du FIFO, sauf que lors des sorties, on consomme prioritairement les dernières unités entrées.
Prix
4
6
7
Stock initial
1000
Entrée
500
Sortie
(200)
(500)
Sortie
(700)
Entrée
900
État instantané
100
0
900
La valeur du stock lors de l'état instantané dans ce cas est de 6700.
La troisième méthode couramment utilisée pour valoriser un stock est le Coût Unitaire Moyen Pondéré. Le calcul du CUMP se fait après chaque entrée dans le stock.
Pour un produit donné, le calcul du CUMP se fait avec la formule :
CUMP = (QS * CUMP précédent + QA * CU) / (QS + QA) Sauf si QS est négative ou nulle, auquel cas CUMP = CU.
Avec :
QS = Quantité actuellement en stock, ou stock initial.
QA = Quantité à ajouter en stock.
CU = Coût Unitaire (prix d'achat HT ou coût de production).
Le tableau ci-dessous illustre l'évolution du CUMP en prenant l'exemple d'un produit initialement en 20 exemplaires en stock, et acheté à un prix unitaire de 2. Les nouvelles entrées/sorties seront valorisés de la façon suivante :
Entrées
PU entrées
Sorties
PU sorties
CUMP
Valeur du stock
Stock Initial
20
2
2
40
Date X
12
2
2
16
Date Y
20
3.4
3*
84
Date Z
10
3
3
54
* Détail du calcul : ((8 quantités restantes en stock * 2) + (20 quantités à ajouter *3,4)) / 28 quantités au total = 3.
À la date Y, on a donc recalculé le CUMP en fonction du nombre de produits ajoutés au stock et de leur nouvelle valeur unitaire. L'ensemble des produits en stock a donc une valeur unitaire réaffectée en fonction du nouveau CUMP.
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